君津郡市広域市町村圏事務組合文書規程

第６条　文書の記号及び番号は、法規文書、公示文書及び令達文書にあっては君津郡市広域市町村圏事務組合名を冠し、総務課でそれぞれ種類ごとに作成した文書件名簿（別記第１号様式）に登録しその番号を付け、往復文書、局内文書及びその他文書にあっては主管課において文書件名簿の番号に別表第１に定める記号を付けるものとする。ただし、軽易な文書については、文書件名簿への登録を省略することができる。

２　文書番号は、会計年度による一連番号とし、当該年度の同一事件の往復には終始同一の番号を用いなければならない。この場合往復するごとに「の２、の３」の順位番号を付することができる。

３　前項の規定にかかわらず、法規文書、公示文書、令達文書（達及び指令を除く。）及び議会に提出する議案の番号は、暦年による一連番号とする。

（文書の発信者名）

第７条　文書の発信は、管理者名又は会計管理者名を用いなければならない。ただし、発信する文書の内容により、副管理者名、局長名、課長名又は広域市町村圏事務組合名、局名、課名を用いることができる。

第２章　文書の収受及び配付

（文書の収受及び配付）

第８条　到達文書及び物件は、総務課で収受し、受付印（別記第２号様式）を押印のうえ親展文書、書留文書、内容・配達証明文書及び金券を除き、直ちに配付すべき主管課を確認し、総務課で配付するものとする。ただし、総務課以外の課に直接郵送等により到達した文書は、この規程の相当規定に準じて処理するものとする。

２　２以上の課に関連する文書は、最も関係が深いと認められる課に配付するものとする。

３　主管課の庶務担当係長（係長が置かれていない課は、庶務担当者。以下同じ。）は、文書の配付を受けたときは、文書件名簿に登録し、主管番号等必要事項を記入のうえ、主管課長へ提出しなければならない。ただし、軽易な文書については、文書件名簿への登録を省略することができる。

４　異議申立、訴願、当選承諾、債権差押通知書、その他収受の日時が権利の得失、変更に関係あるものの文書は、受付の日時を明確に記入し、取扱者の印を押し、その封皮を本書に添付しなければならない。

５　金券は、総務課において金券収受簿（別記第３号様式）に登録し、会計管理者の証印を徴するものとする。

６　総務課長は、前項の規定により会計管理者の証印を徴したのち関係課長に金券収受簿により通知するものとする。

（ファクシミリ及び電子メールによる文書の収受）

第８条の２　ファクシミリ及び電子メールにより着信した電磁的記録に記録された情報は、速やかに紙に出力するものとする。

２　前項の規定により情報が出力された紙は、本組合に到達した文書とみなし、本章の規定に基づき収受の処理を行うものとする。

（収入印紙等の取扱い）

第９条　収受文書中収入印紙、証紙及び郵便切手等を添付してあるものは、主管課においてその種類、金額を文書の適当な個所に記載し認印するものとする。

（親展文書等の取扱い）

第10条　親展文書は、親展文書収受簿（別記第４号様式）により、書留文書及び内容・配達証明文書は、書留文書収受簿（別記第５号様式）によりそれぞれ総務課で登録し、管理者あてのものは総務課長、その他はあて名に送付し、受領印を徴さなければならない。

２　急を要する等のため文書による通知に代えて電話又は口頭により連絡があった場合は、録取書（別記第６号様式）により記録し、一般文書の例により処理するものとする。

（課の文書の収受）

第11条　課長は文書を収受したときは、自ら処理するもののほか、担当係長に交付しなければならない。

２　受理した文書中主管に属しないと認められるものがあるときは、直ちに理由を付けて総務課長に返還しなければならない。

３　前項の場合において、総務課長は直ちに上司の指示を求めて主管課を決定するものとする。

第３章　文書の処理

（文書の処理期日）

第12条　受理した文書は、直ちに処理しなければならない。ただし、調査上日程を要するものは３日以内にまた一定の期限あるものは、その期限内に処理しなければならない。

２　所定期間内に処理しがたいものは、一応上司の閲覧に供しなければならない。

（起案）

第13条　文書の起案は、次の各号の事項に留意して作成しなければならない。

(１)　起案用紙（別記第７号様式）を用いること。ただし、定例又は軽易な文書については、その文書の余白に処分案を記載のうえ回議し、若しくは帳簿等をもって供覧処理することができる。

(２)　用字は、常用漢字及び現代仮名遣いにより、明確かつ平易に表現すること。

(３)　金額その他重要部分の字句を訂正した場合は、その箇所に訂正者の認印を押すこと。

(４)　立案に関係する法令、資料等は付記しこれを添付すること。

(５)　同一事件で立案を重ねるものは、関係書類を順序にとじて添付すること。

（文書の回議）

第14条　回議文書は、次の各号により処理しなければならない。

(１)　回議文書は、起案者が当該事案に係る事務を主管する係長から順次主管上司の決裁又は閲覧を受けること。

(２)　事案の処理が他の課に関係がある場合は、主管課長の決裁又は閲覧を受けてから回議すること。

（文書の合議）

第15条　関係事案の合議を受けた事項について異議のないときは、認印し、回付しなければならない。

２　合議を受けた課において、異議があるときは、速やかに起案課と協議し、協議が整ったときは、起案課において訂正又は再起案をし、意見が相違した場合は、双方の意見を具して上司の決裁を受けなければならない。

３　起案課は、合議した事項でその後起案の趣旨が変更され、又は否決されたものはその旨を合議済みの課に通知しなければならない。

（緊急処理すべき事項の処理）

第16条　緊急に処理する必要があり、かつ、正規の手続を経る暇がない事項は、直ちに口頭によりその事項について決裁を受けて処理することができる。この場合には、事後にこの章の規定に準じて必要な手続をとらなければならない。

（例規文書の処理）

第17条　法規文書、公示文書、令達文書その他例規として保存する必要のあるものについては、文書の欄外に「例規」の表示をし、決裁後原本は総務課に送付しなければならない。

２　前項の例規文書は、総務課において保存する。

（重要等の文書の取扱い）

第18条　回議文書で急を要するものは、文書の上部に赤紙を、重要なものには青紙をはり、機密に属するものには「秘」と朱書し、機密文書は封筒に納めて提出しなければならない。

２　前項の回議文書は、課長、補佐又は係長自ら持参して決裁を受けなければならない。

（文書の浄書）

第19条　決裁済みの文書で浄書を必要とする文書は、主管課において浄書するものとする。

（公印の使用）

第20条　発送する文書は、公印を押印し決裁文書との間に契印を押さなければならない。ただし、組合の機関相互又は印刷若しくは複写した同文の往復文書その他軽易な文書については、公印及び契印の押印を省略することができる。

２　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者の名の下に「（公印省略）」の表示をするものとする。

３　公印の使用については、公印規則（昭和45年君津郡市広域市町村圏事務組合規則第12号）の定めるところによる。

（文書の発送）

第21条　文書及び物件を郵便により発送しようとするときは、主管課において送達に必要な包装を施し、主管課の庶務担当係長に提出するものとする。

２　主管課の庶務担当係長に提出された発送文書及び物件は、郵便法令に定められた手続をし、郵便発送簿（別記第８号様式）に記載のうえ、郵便局に送達しなければならない。

第４章　文書の整理及び保存

（課の文書整理）

第22条　処理完結した文書は、課の担当係長が編冊文書分類、保存種別及び完結した旨朱記し、課の庶務担当係長に送付するものとする。

２　完結文書の送付を受けた課の庶務担当係長は、文書件名簿に完結処理事項を記載し、本章の定めるところにより当該文書を編冊するものとする。

（課長の指示）

第23条　課長は、常に文書の期限内処理及び文書の整理を職員に指示するとともに、重要なものについては、災害時の持ち出し、紛失、盗難等を防止する措置を講じなければならない。

（未完結文書調）

第24条　課の庶務担当係長は、前年度中に文書件名簿により受理した文書で未完結のものを未完結文書調（別記第９号様式）により調査し、毎年４月10日までに課長に提出しなければならない。

２　課長は、前項により提出された未完結文書調を審査し、事務局長に報告しなければならない。

（事務報告書）

第25条　事務局長は、毎年事務報告書を指示された様式により期日までに、管理者に提出しなければならない。

（文書の編冊）

第26条　完結文書は、別表第２に定める君津郡市広域市町村圏事務組合文書分類表の定めるところにより主管課において分類整理し、完結年月日の順に次の各号により編冊し、これに索引目次及び表紙を付けるものとする。

(１)　文書は、会計年度により編冊する。ただし、第６条第３項に規定する文書は暦年による。

(２)　文書の編冊は、厚さ10センチメートルを標準とし、分冊したものは「の１、の２」の順位番号を付する。

(３)　図面、帳票の類で一般文書に編入、編冊が困難なものは、適宜紙袋に入れ、又は結束して編冊する。この場合関係文書にその旨を記載しておかなければならない。

(４)　同一事件であって数課に関連した文書は、その関係の最も深い課に編冊すること。

(５)　２以上の事件で保存期間を異にする場合において、その事件が相互に関係があり、同一事件として編冊することが適当なときは、長期間の種別とする。

(６)　編冊の都合により、数年度又は数年を通じて１冊にすることができる。ただし、この場合には、年度又は年の別を明らかにするものとする。

（文書の保存期間）

第27条　文書は、その重要度に応じて保存期間を次の４種とする。

第１種　30年

第２種　10年

第３種　５年

第４種　１年

２　保存期間を30年とした文書については、当該文書を所管する課の長は、その保存期間満了の３月前までに当該保存期間満了後さらに保存すべきか否かを検討し、保存すべきとした文書については再度前項に規定する保存年限を定めたうえで、その結果を総務課長に報告しなければならない。

３　第１項の規定にかかわらず、法令等に保存期間が定められている文書については、当該文書を所管する課の長は、総務課長と協議のうえ、第１項に規定する保存期間と別の保存期間を定めることができる。

４　前３項の規定により保存している文書が訴訟その他の事由により保存期間満了後もなお保存することが特に必要であると認められるものについては、当該文書を所管する課の長は、総務課長と協議のうえ、当該文書の保存期間を必要に応じて延長することができる。

（文書の保存区分）

第28条　文書の保存年限の区分は、おおむね別表第３に定める君津郡市広域市町村圏事務組合文書保存区分表のとおりとする。

（保存年限の起算）

第29条　文書の保存年限の計算は、文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年による文書は、その完結した年の翌年から起算する。

（文書の保存）

第30条　主管課長は、編冊を終了した第３種以上の保存文書を保存文書目録簿（別記第10号様式）に登録し、書庫に保存するものとする。

（非常持ち出し）

第31条　非常の場合において、最初に持ち出しを要する文書はあらかじめその種類を定め、常に書箱に蔵置して「非常持出」の表示を朱書し、有事の際に備えなければならない。

（文書の廃棄）

第32条　保存年限を経過した保存文書は、担当課等の長の決裁を経て保存文書目録簿に廃棄年月日を記入し、書類は焼却し、その他印章等他に移用のおそれがあるものは塗抹若しくは切断して廃棄処分しなければならない。

第５章　雑則

（文書取扱いの特例）

第33条　文書の取扱いについて、この訓令の定めるところにより処理できないものがあるときは、管理者の承認を得て、この訓令以外の取扱いについて特別の定めをすることができる。

附　則

１　この訓令は、昭和51年10月１日から施行する。

２　この訓令の施行前に君津郡市広域市町村圏事務組合処務規程（昭和45年君津郡市広域市町村圏事務組合訓令第２号）の規定により、なされた文書の処理その他の手続は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされた文書処理その他の手続とみなす。

附　則（昭和52年12月26日訓令第４号）

１　この訓令は、昭和53年１月１日から施行する。

２　昭和52年度に限り、改正後の君津郡市広域市町村圏事務組合文書規程第６条第２項及び第26条第１号中「会計年度」とあるのは「昭和52年１月１日から昭和53年３月31日まで」と読み替えるものとする。

附　則（昭和55年10月１日訓令第３号）

１　この訓令は、公示の日から施行する。

２　この訓令の施行前に改正前の君津郡市広域市町村圏事務組合文書規程の規定に基づいて作成した用紙は、この訓令の施行後においても当分の間使用することができる。

附　則（平成元年３月14日訓令第２号）

この訓令は、公示の日から施行する。

附　則（平成３年３月29日訓令第２号抄）

（施行期日）

１　この規程は、平成３年４月１日から施行する。

附　則（平成３年８月20日訓令第３号）

（施行期日）

１　この訓令は、平成３年９月１日から施行する。

（経過措置）

２　この訓令の施行前に作成された用紙は、この訓令の施行後においても、当分の間、使用することができる。

附　則（平成14年３月25日訓令第１号）

この訓令は、平成14年４月１日から施行する。

附　則（平成15年３月31日訓令第１号）

（施行期日）

１　この訓令は、平成15年４月１日から施行する。

（経過措置）

２　この訓令の施行前になされた文書の処理その他の手続は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされた文書処理その他の手続とみなす。

附　則（平成19年３月28日訓令第３号）

この訓令は、平成19年４月１日から施行する。

附　則（平成20年３月31日訓令第２号）

この訓令は、平成20年４月１日から施行する。

附　則（平成25年３月29日訓令第２号）

この訓令は、平成25年４月１日から施行する。

附　則（平成26年３月28日訓令第２号）

この訓令は、平成26年４月１日から施行する。

附　則（平成28年３月31日訓令第１号）

この訓令は、平成28年４月１日から施行する。

附　則（平成28年10月26日訓令第３号抄）

（施行期日）

１　この訓令は、公示の日から施行し、平成28年10月１日から適用する。

附　則（平成30年11月28日訓令第３号）

この訓令は、平成30年12月１日から施行する。ただし、第27条及び別記第７号様式の改正規定は、平成31年４月１日から施行する。

附　則（令和元年５月１日訓令第１号）

この訓令は、公示の日から施行する。

附　則（令和２年５月８日訓令第３号）

この訓令は、公示の日から施行し、令和２年４月１日から適用する。

附　則（令和３年３月22日訓令第２号）

この訓令は、令和３年４月１日から施行する。

別表第１（第６条第１項）

課等名	記号
総務課	君広総
企画財政課	君広企
児童発達支援センター	君広児
会計課	君広会

別表第２（第26条）

君津郡市広域市町村圏事務組合文書分類表

大分類	０	１	２	３	４	５	６	７	８	９
中分類	総務	人事	法人指導	財政	企画	衛生	水道管理	老人福祉	児童福祉	出納
０	一般	一般	一般	一般	一般	一般	一般	一般	一般	一般
１	予算	給与	予算	予算	予算	予算	予算	予算	予算
２	契約	服務	法人指導	決算	契約	契約	台帳	契約	契約
３	財産	共済組合		組合債	職員共同研修	地域医療		措置	入園契約
４	公告	総合事務組合		契約	社会福祉	補助金		措置費	入退園措置
５	例規	任免		補助金				生活指導	給付費措置費
６	議会	研修		財務統計				補助金	児童療育
７	情報公開個人情報	統計							障害児相談支援
８	町村会								補助金

別表第３（第28条）

君津郡市広域市町村圏事務組合文書保存区分表

１　共通の事項

整理番号	文書名	第１種	第２種	第３種	第４種
１	交際、儀式及びほう賞に関する文書	○
２	渉外に関する重要文書	○
３	公印に関する文書	○
４	例規に関する文書	○
５	訴訟及び住民監査請求に関する文書	○
６	陳情、要望に関する文書	○
７	予算の編成及び執行管理に関する文書	○
８	公有財産の取得管理及び処分に関する文書	○
９	物品の出納及び保管に関する文書	○
10	占有動産に関する文書	○
11	文書件名簿	○
12	保存文書目録簿	○
13	その他重要な文書	○
14	補助金等に関する文書		○
15	寄附金等に関する文書		○
16	会計上の帳簿及び文書		○
17	物品購入契約及び修理に関する文書			○
18	諸証明に関する文書			○
19	郵便発送簿			○
20	出勤簿			○
21	年次休暇整理簿			○
22	時間外勤務命令簿			○
23	特殊勤務命令簿			○
24	旅行命令簿			○
25	不用物品の処分に関する文書				○
26	一般渉外文書				○
27	その他軽易な文書				○

２　総務課の事項

整理番号	文書名	第１種	第２種	第３種	第４種
１	職員の任免、分限、賞罰、服務及びその他身分に関する文書	○
２	職員の給与に関する文書	○
３	市町村職員共済組合、退職年金等に係る人事に関する文書	○
４	議会に関する文書	○
５	告示、公告に関する文書	○
６	情報公開に関する文書	○
７	個人情報保護に関する文書	○
８	市長会議に関する文書	○
９	行政組織及び事務の配分に関する文書		○
10	公務災害補償に関する文書		○
11	職員の研修及び教養に関する文書			○
12	職員の人事評価に関する文書			○
13	職員の所得税及び住民税に関する文書			○
14	退職手当に関する文書			○
15	住居手当認定簿			○
16	通勤手当認定簿			○
17	扶養手当認定簿			○
18	市町村職員共済組合に関する文書			○
19	職員の福利厚生に関する文書			○
20	総務課の予算の編成及び執行管理に関する文書			○
21	入札参加に関する文書				○

３　企画財政課の事項

整理番号	文書名	第１種	第２種	第３種	第４種
１	組合の予算編成及び執行管理に関する文書	○
２	組合債及び一時金に関する文書	○
３	台帳	○
４	社会福祉法人の認可等に関する文書	〇
５	財政状況の公表及び財務諸報告に関する文書			○
６	企画財政課の予算の編成及び執行管理に関する文書			○
７	職員の共同研修に関する文書			○
８	救急急病医療事業に関する文書			○
９	小規模水道に関する文書			○
10	社会福祉法人の指導監査に関する文書			〇
11	社会福祉法人に関する決裁文書			〇

４　児童発達支援センターの事項

整理番号	文書名	第１種	第２種	第３種	第４種
１	児童発達支援センターの設置及び内容変更並びに管理運営に関する文書	○
２	入園に関する文書	○
３	入園児の療育に関する文書	○
４	児童発達支援センターの予算の編成及び執行管理に関する文書			○
５	保育所等訪問支援に関する文書			○
６	障害児相談支援に関する文書			○

５　会計課の事項

整理番号	文書名	第１種	第２種	第３種	第４種
１	有価証券の出納及び保管に関する事項	○
２	指定金融機関との連絡に関する文書	○
３	占有動産に関する文書	○
４	会計上の帳簿及び文書		○

別記

第１号様式（第６条第１項）

第２号様式（第８条第１項）

第３号様式（第８条第５項）

第４号様式（第10条第１項）

第５号様式（第10条第１項）

第６号様式（第10条第２項）

第７号様式（第13条第１号）

第８号様式（第21条第２項）

第９号様式（第24条第１項）

第10号様式（第30条）